3 boas práticas na gestão de contratos de frotas

Todo gestor de frotas sabe da importância de uma gestão com foco em resultados e para isso a otimização de processos e a redução de despesas são fundamentais. 

Estamos passando por um momento que está obrigando as empresas a repensarem muitas coisas e uma delas é: como se manter competitiva diante de tantas mudanças? 

A estratégia da empresa, obviamente não passa apenas pela redução de custos, no entanto um olhar apurado e crítico para os processos internos pode colaborar muito para garantir o fôlego que a organização precisa até que a situação do mercado seja restabelecida. Além disso, mais do que nunca a organização precisa se manter dentro do seu core business e focar toda sua energia para que possa entregar o melhor dos seus produtos e serviços. Nesse sentido, a terceirização de serviços é uma alternativa que faz parte das estratégias corporativas que buscam mais agilidade, qualidade e especialização em todos os processos. 

No entanto, não basta buscar fornecedores que se dizem especialistas em um determinado serviço, o que vai diferenciar o resultado da operação de frotas é o acompanhamento dessas empresas terceiras para garantir que elas gerem os benefícios esperados na contratação. Sem uma boa gestão de contratos, pode-se perder tempo, dinheiro e credibilidade.

Confira nossas dicas para fazer uma boa gestão de contratos dos fornecedores na área de frotas e depois observe se eles estão, de fato, colaborando para que você possa gerar bons resultados. 

Mantenha um relacionamento ativo com seus fornecedores

O relacionamento pode construir parcerias muito produtivas. Quando você escolhe uma empresa tecnicamente especializada e mantém um contato constante com ela, poderá ganhar muito apoio estratégico para a gestão. Um bom relacionamento pode ser a porta que você precisa abrir para criar projetos inovadores na sua empresa e posicionar seu setor ou unidade como colaboradora nos resultados globais da organização.

Neste caso, é importante que o prestador do serviço esteja disposto a co-criar com você. Então ao avaliar um fornecedor, questione-se:

• Ele sempre me atendeu quando mais precisei?
• Sempre esteve disposto a pensar em soluções alternativas focadas no resultado da minha frota? 
• Demonstra preocupação real em resolver as situações quando preciso de apoio? 
• Tem equipe e tecnologia especializada para me ajudar a gerar bons resultados e inovação para a minha frota?

 

Acompanhe se o que foi contratado está sendo entregue

O dia-a-dia da gestão é sempre muito intenso e é fácil perder o controle dos contratos, especialmente se o que foi contratado está sendo de fato entregue e se está atendendo as expectativas.

Valorize o prestador de serviços que mantém você informado sobre o andamento dos serviços e do contrato. Pode ser por meio de relatórios, reuniões, painel de indicadores ou outras formas, desde que ele lhe ajude a manter você no controle das informações. Fornecedor bom não gera ainda mais demanda de trabalho para você, pelo contrário, resolve situações que demandariam muito tempo da sua rotina.

Para isso, delegue ao fornecedor a entrega de relatórios gerenciais que lhe apoiarão em uma análise mais aprofundada das entregas e estabeleça uma periodicidade de acompanhamento do contrato.

Analise a qualidade dos serviços

Muitos contratos já preveem cláusulas com SLAs e o sistema de pontuação de avaliação de fornecedores. Mas esta não é uma realidade para todas as empresas, por isso estabelecer métricas de acompanhamento pode ser uma boa saída para avaliar a qualidade das entregas.

Busque fornecedores que entreguem ferramentas que lhe permitam enxergar o status dos processos e indicadores de desempenho associados à sua operação.

Na Mônaco, sempre que um cliente passa a usar os serviços de gestão de documentação da frota, ele recebe um dashboard de indicadores que dão acompanhamento não apenas ao status dos processos, mas também já reúnem informações de resultados da operação. Basta abrir o painel de KPIs para saber quanto a frota economizou com a correta gestão de multas, por exemplo. Além de outros indicadores personalizados para cada cliente, valiosos para tomada de decisões.

Enfim, é muito comum que as empresas tenham dificuldade em gerir contratos, afinal a gestão de um contrato vai muito além da observância das datas de vencimento, valores e cláusulas, ela passa pelo dia-a-dia da entrega do serviço e fatores que nem sempre estão escritos no contrato mas que precisam ser considerados. 

E se você precisar de ajuda para saber como a Mônaco para otimizar o seu tempo, gerar resultados para a gestão de frotas e gerar economia para sua operação, entre em contato conosco.